Änderungsmanagement

Das Änderungsmanagement beschreibt Funktionen, Prozesse und Tools, die in einer Organisation etabliert werden, um Änderungen an Produkten kontrolliert und dokumentiert vorzunehmen. Dabei gibt es eine Vielzahl möglicher Gründe und Auslöser für Änderungen: Veränderte Markt- oder Kundenanforderungen, noch nicht erreichte Funktionalität oder Qualität, Verbesserungspotenziale für Produktion oder Kundendienst, zu hohe Produktkosten, Reklamationen, Volumenänderungen für die Produktion, Produktionsverlagerungen. Der Umgang mit Änderungen gehört zu den wichtigsten Prozessen im gesamten Produktlebenszyklus.

Dabei muss das Änderungsmanagement über den Produktlebenszyklus sehr unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden. In frühen Phasen der Produktentstehung werden Optimierungsschleifen bewusst durchgeführt, um die Funktionalität zu verifizieren, die Dauerhaltbarkeit abzusichern, die Qualität zu garantieren, die Serienreife zu gewährleisten und das Gewinnziel zu erreichen. Gleichzeitig ist es wichtig, die Produktkosten im Griff zu behalten. Dabei werden viele Änderungen parallel und in kurzen Zeitabständen eingebracht. Deshalb geht es vor allem darum, Änderungen kontrolliert aber gleichzeitig schnell, flexibel und effizient einzubringen und umzusetzen. Denn je näher der Serienstart rückt, umso kostspieliger werden Änderungen.
Bei technischen Änderungen in der Serie stehen eher Aspekte wie Compliance, also das Erfüllen von Vorschriften und Regeln, noch nicht erreichte Funktionalität oder Qualität, Verbesserungspotenziale für Produktion oder Kundendienst, zu hohe Produktkosten, Reklamationen, Lieferantenwechsel, Volumenänderungen für die Produktion oder Produktionsverlagerungen im Fokus. Dabei kommt der Abgrenzung der Teile in der Fertigung – alter Stand / geänderter Stand – und einer beherrschten Ein- und Auslaufsteuerung inkl. Abstimmung mit dem Kunden eine besondere Bedeutung zu.

Der wesentliche Schlüssel im Änderungsmanagement ist Transparenz. Aufgrund des maßgeblichen Einflusses auf Qualität, Kosten und Liefertermine müssen technische Änderungen systematisch geplant, bewertet und verfolgt werden. In der Regel betreffen Änderungen alle am Simultaneous Engineering beteiligten Bereiche. Angesichts der Vielzahl von Vorgängen, Fachprozessen, Abteilungen sowie betroffenen Teilen und Komponenten sind transparente Ablaufprozesse unerlässlich. In der Datenwelt muss einfach zu erkennen sein, welche CAD-Modelle von Änderungen betroffen sind, mit welchen Änderungsständen vorgesehene Prüfungen durchgeführt wurden, welcher Entwicklungsstand der letzten Design-Review zugrunde lag, auf welchen Daten die aktuelle Werkzeugkonstruktion basiert und ob die neuen Testergebnisse des Prototyps schon den letzten Änderungsvermerk berücksichtigen.

Liegt der konkrete Änderungsbedarf erst einmal vor, geht es darum, diesen entsprechend zu prozessieren. Fünf wesentliche Elemente gilt es dabei auszugestalten:

• Prozess Workflow
• Rollen und Gremien
• Dokumente und Standards
• Prozesstools
• Datentools

Alle Elemente stehen in enger Verbindung. Der Prozess startet mit der Formulierung des Änderungsanliegens und des erwarteten Nutzens der Änderung in einem definierten Änderungsantrag oder ECR (Engineering Change Request). Hier ist ein besonderes Augenmerk auf die Identifikation aller von der Änderung betroffenen Bauteile und bei Mehrfachverwendung von Bauteilen, aller betroffenen Endprodukte und ihrer Phase im Produktlebenszyklus zu legen. Der beschriebene Änderungsumfang geht dann in die Bewertung. Es ist wichtig, alle Bereiche an diesem Schritt zu beteiligen, die durch die Änderung tangiert werden. Da dies oftmals zu Beginn der Bewertung nicht offensichtlich ist, bietet es sich an, ein Änderungsgremium zu definieren, dem alle potenziell betroffenen Fachbereiche angehören. In einem konkreten Produktentstehungsprojekt kann dies bspw. auch das cross-funktionale Kernteam sein. Auch die letztendliche Entscheidung ist im cross-funktionalen Rahmen zu treffen. Wurde die Änderung positiv entschieden geht es mittels Änderungsauftrag oder ECO (Engineering Change Order) in die Umsetzung in den betroffenen Bereichen. Der Prozess sollte eine Umsetzungs- bzw. Wirksamkeitskontrolle vorsehen. Nach erfolgreicher Umsetzung erfolgt die Freigabe und Information aller relevanten Bereich mit einer Änderungsmitteilung oder ECN (Engineering Change Note).

Über den gesamten Prozess sind klare Verantwortlichkeiten zwingend erforderlich. So muss u. a. klar sein, wer den Änderungswunsch durch den Prozess steuert. Es muss gesichert sein, dass alle involvierten Bereiche eingebunden werden, ihre Bewertung abgeben und an der Entscheidung beteiligt sind. Es muss auch definiert sein, wer nach erfolgreicher Entscheidung die interdisziplinäre Umsetzung über Fachbereichsgrenzen hinweg treibt. Insbesondere wenn es darum geht, die Entscheidung herbeizuführen oder die Umsetzung zu steuern bietet es sich an, klare Kriterien wie z.B. größter Nutzen aus der Änderung oder größten Anteil an der Änderung zu definieren, um verlässlich zu klaren Verantwortungen zu kommen.

Nach erfolgter Umsetzung oder Ablehnung einer Änderung ist die Dokumentation von großer Bedeutung. Denn es ist wichtig bei neuen Änderungsanträgen nachvollziehen zu können, ob es bspw. eine ähnliche Idee oder Anforderung schon einmal gab. Auch Auswertungen der Änderungshistorie eines Projekts oder Produkts sind wichtige Entscheidungsindikatoren, um etwa die Profitabilität zu sichern. Nicht nur für eine Dokumentation und Journalisierung ist die Nutzung von Tools und Datenbanken bis zu Produktdatenverwaltungslösungen von Bedeutung. Die Definition von Zugriffsregeln und der direkte Zugriff auf die zu ändernden Teile, Dokumente und Modelle zählen zu den Vorteilen, die wiederum das Zusammenspiel zwischen PLM-System und einer leistungsfähigen Produktdatenmanagement-Lösung (PDM) dem Anwender bieten kann. Neben Datentools kommt auch Prozesstools eine wesentliche Bedeutung zu, die den Änderungsprozess abbildet und die Prozesssteuerung unterstützt.