Agiles Transformationsteam einsetzen

Das agile Transformations-Team

Komplexe Prozesse eignen sich besonders, um erfolgreich mit Agilität zu arbeiten. Daher arbeitet das Transformations-Team vollständig agil. Zunächst müssen alle Rollen besetzt werden. Das Transformations-Team braucht einen Product Owner. Idealerweise wird diese Rolle durch ein Mitglied des obersten Führungskreises besetzt. Diese Person verantwortet das Backlog und muss ggfs. auch Budgets z.B. für Culture Change Programme einsetzen. Außerdem muss die Rolle des Scrum Masters besetzt werden. Hierbei bietet sich eine Person an, die bereits Praxiserfahrung mit der Methode hat. Daneben sollte sie ein gewisses „Standing“ haben, um auf Augenhöhe mit den Führungskräften auf allen Ebenen über Verhaltensänderungen reden zu können. Akzeptanz ist hier ein wichtiger Faktor. Last but not least wird ein „Arbeitsteam“ benötigt. Es ist sinnvoll, dieses Team mit Menschen aus verschiedenen Bereichen und Hierarchieebenen zu besetzten, die gut mit Kollegen vernetzt sind. Letztlich sollen alle Mitarbeiter des Unternehmens in die agile Transformation eingebunden werden. Es können jedoch nicht alle Mitarbeiter im Transformations-Team mitwirken. Hier gilt die Regel, wie bei anderen agilen Teams auch, dass maximal 11 Personen inklusive Product Owner und Scrum Master sein sollten, um möglichst effizient zu arbeiten.

Hier finden Sie weitere Informationen zu Scrum und ein Scrum Wiki zu den wichtigsten Begriffen.

Analog zur Produkt-Vision braucht das Transformations-Team eine Transformations-Vision. Diese beinhaltet das Leitbild, an dem sich der Transformationsprozess orientieren soll. Auf Basis dieser Vision erarbeitet der Product Owner das initiale Backlog. Da viele Punkte in der Transformation zu Beginn ergebnisoffen sind, d.h. niemand zum Startpunkt genau sagen kann, in welcher Ausprägung und auf welchem Weg er umgesetzt wird, besteht das initiale Backlog zu großen Teilen aus Items, die sich mit Klärungen befassen. Natürlich können aber auch ganz konkrete Items dabei sein, wie z.B. die Ausstattung der agilen Räume.

Das Transformations-Team arbeitet im Scrum-Modus

Auf Basis des initialen Backlogs nimmt das Transformations-Team die Arbeit auf. Es arbeitet in Sprints und führt alle Events durch, die in einem Scrum-Modus erforderlich sind. Eine Herausforderung für die Sprintplanung ist es, dass die Mitglieder des Scrum Teams in der Regel nicht fulltime an der Transformation arbeiten. Daher planen sie ihre Aufgaben für den anstehenden Sprint auf Basis der Zeitanteile, die sie für diese Aufgabe zur Verfügung stellen können. Im Daily berichten die Mitglieder über den erreichten Fortschritt und was als nächstes ansteht, bzw. auf welche Impediments (Hindernisse) sie gestoßen sind. Das Review ist von besonderer Bedeutung, da ein Transformations-Team eine breite Basis an Stakeholdern hat. Zum einen sind das die Mitarbeiter, die später agil arbeiten sollen oder das bereits seit einiger Zeit tun. Für sie gilt es die besten Rahmenbedingungen für das agile Arbeiten in ihren Projekten zu schaffen. Daneben sind die Führungskräfte betroffen, deren Rolle sich stark verändert und die ihren Führungsstil verändern müssen. Ganz besonders wichtig ist auch die Geschäftsleitung. Sie müssen die neuen kulturellen Werte mittragen bzw. sogar vorleben. Das gilt auch für die nicht agilen Bereiche. Der Kern einer Agilisierung ist in der Regel der Entwicklungsbereich. Bereiche im Umfeld können Methoden, wie Scrum oder Kanban nur partiell oder bedingt adaptieren. Trotzdem müssen sie in das neue Werte- und Führungssystem einbezogen werden.

Dieser Veränderungsprozess ist eine große Herausforderung für jedes Unternehmen. Oft wird bei Installation eines agilen Piloten unterschätzt, welche Themen früher oder später von den Teams angesprochen, ja vielleicht sogar eingefordert werden, weil sie im Rahmen ihres Teams nicht in der Lage sind, diese zu lösen. Ein frühzeitig eingesetztes Transformations-Team nimmt sich dieser Themen an und sorgt dafür, dass Agilität nicht zu einer agilen Show, sondern zum echten Nutzen für das Unternehmen wird.

Bei diesem Prozess ist die Unterstützung von erfahrenen agilen Coaches enorm hilfreich. Viele der Items, die im Backlog des Transformations-Teams auftauchen, sind vollkommen neu für die Teammitglieder. Natürlich findet man in der Regel nach einigen Iterationen, in denen man lernen kann, auch vernünftige Lösungen für diese Themen. Oft kann man aber mit der richtigen Vorgehensweise effizient zu einer besseren Lösung kommen, wenn man den Blick von außen zulässt und die Erfahrung anderer Unternehmen einbeziehen kann. Dies gilt auch für den nächsten Schritt, der Ausbau der agilen Arbeitsweise.